Shifter la solution logiciel N°1 des boutiques et ateliers vélos
Shifter, le logiciel de gestion nouvelle génération pour les pros de la mobilité douce ! Conçu en collaboration avec des experts de l'industrie du vélo, de la trottinette, de la moto, du scooter et bien plus encore, Shifter est en constante évolution pour répondre aux besoins actuels et futurs des gérants de boutiques et ateliers de réparations.
Il est souhaitable que chaque boutique ou atelier de réparation de vélo possède un logiciel de caisse enregistreuse, comme celui de SHIFTER. En effet, il est essentiel et une véritable aide dans la gestion quotidienne et comptable de votre atelier ou boutique de vélos. La clôture de caisse peut vous paraître longue et compliquée, mais est facilitée par l’utilisation d’un logiciel.
Nous vous expliquons tout sur la clôture de caisse d’une boutique ou d’un atelier de réparation vélo.
Qu’est-ce que la clôture de caisse ?
La clôture de caisse est une notion comptable qui correspond au fait d’arrêter et comptabiliser les entrées et sorties d’argent de la journée.
C’est seulement après la vérification des opérations, que les conseillers, vendeurs ou réparateurs vont clôturer la caisse, puis reporter les recettes dans le journal de caisse.
La clôture de caisse est obligatoire pour les boutiques et les ateliers de réparation de vélo, facilité par les logiciels de caisse comme SHIFTER qui permet de tenir à jour son journal de caisse. Ainsi, d’être en règle dans sa comptabilité. Pourtant, clôturer la caisse d’un atelier ou d’un magasin de vélos est une tâche souvent perçue comme une corvée par les conseillers, vendeurs ou réparateurs.
Grâce au logiciel de caisse enregistreuse, comme celui de SHIFTER la clôture de caisse et le journal de caisse sont enregistrés et clôturés automatiquement. Cependant, c’est au patron de la boutique de vélos ou de l’atelier de réparation de s’assurer de l’exactitude des moyens de paiement et des montants encaissés et décaissés, et de les corriger si besoin.
Comment vérifier l’exactitude des informations du logiciel de caisse pour faire sa clôture de caisse ?
Débuter la vérification par le X de caisse
Le X de caisse est un rapport visible sur le logiciel de caisse de SHIFTER, présentant les différentes transactions financières journalières. Dans un premier temps, le X de caisse peut être consulté à n’importe quel moment de la journée afin d’obtenir un rapport d’activité des encaissements et des décaissements du jour, de votre boutique ou de votre atelier vélo. En effet, le X de caisse se consulte avant la clôture de caisse. C’est particulièrement en fin de journée, après le dernier encaissement, avant de clôturer la caisse de son magasin de vélos ou de son atelier, que le X de caisse sera visualisé afin de vérifier l’exactitude de l’ensemble des montants et des méthodes d’encaissement de la journée.
Comment vérifier et corriger les erreurs pour bien clôturer sa caisse ?
Dans le but de trouver les éventuelles erreurs, il est nécessaire de faire le rapprochement, soit des calculs de vérification, entre le X de caisse, le rapport du TPE, la somme des chèques et espèces récoltés.
En effet, vous allez faire le rapprochement entre le X de caisse et chaque moyen de paiement.
Vous pouvez commencer par le rapprochement entre le X de caisse et le rapport TPE (Carte Bancaire, amex et autres). Pour ce faire, en tant que manager ou gérant de la boutique ou de l’atelier vélo, vous allez comparer le solde de carte bancaire du X de caisse avec le Solde CB du rapport du TPE.
Par la suite, vous ferez le rapprochement entre le nombre de chèques encaissés, leur montant et le X de caisse.
Et puis vous ferez le rapprochement entre le X de caisse et les espèces en comptant la somme des espèces présente dans le tiroir-caisse. Cependant, il faut faire attention à également prendre en compte le fond de caisse dans vos calculs. Pour rappel, c’est une somme d’argent présente dans le tiroir-caisse de votre magasin de vélos ou atelier de réparation, chaque jour. Cet argent sert pour la remise de monnaie. Afin de simplifier votre comptabilité, il est judicieux d’opter pour la même somme d’argent chaque jour.
En cas d’erreur identifiée suite au rapprochement, des modifications avant la clôture de caisse, soit avant le Z de caisse, seront nécessaires. Par exemple, il est possible qu’un paiement en espèce ait été noté en carte bleue. Ainsi, l’erreur doit être modifiée avant de clôturer la caisse, en changeant le moyen de paiement de la facture concernée.
Une fois ces erreurs modifiées et enregistrées, il faut revérifier les calculs et les potentielles erreurs. Puis recommencer l’opération jusqu’à l'exactitude des informations du X de caisse, de votre atelier ou boutique de vélos.
Après l’ensemble des transactions validées, vous pouvez clôturer votre caisse et procéder à l’édition du Z de caisse.
Le Z de caisse, quelle différence ?
Tout comme le X de caisse, le Z de caisse restitue l’ensemble des entrées et des sorties d’argent de la journée.
Toutefois, contrairement au X de caisse, le Z de caisse entraîne la clôture de la caisse et ne peut plus être modifié. Après l’impression du Z de caisse, le logiciel passe à la journée suivante. Cela veut dire, que si vous encaissez un client après votre Z de caisse, l’encaissement apparaîtra sur la journée d’après. Le Z vous aidera à faire votre journal de caisse, un document nécessaire à la bonne tenue de votre comptabilité.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le journal de caisse, consultez notre article : « Le journal de caisse : comment noter les encaissements en espèces des boutiques et des ateliers de vélo ? ».
Grâce au logiciel de caisse SHIFTER, les données des rapports Z sont automatiquement transférées au journal de caisse.
Si vous souhaitez en savoir plus sur SHIFTER le logiciel de caisse, consultez notre article : « Logiciel de caisse pour les boutiques et les ateliers vélos : SHIFTER »
Que faire après avoir clôturé ma caisse ?
Le point essentiel est de conserver les preuves des transactions.
En effet, il est important de conserver l’ensemble de vos tickets Z de caisse qui prouve la clôture de la caisse et ses montants. Les Z de caisse se conservent 6 ans pour des preuves fiscales. Vous pouvez également garder vos tickets imprimés à la suite d’un paiement en carte bancaire.
D’autre part, chaque rapport TPE doit être conservé dans une enveloppe datée pendant 5 ans en cas de contrôle fiscal.
À la suite de la clôture de caisse, il est important de restituer son argent à la banque pour des questions de trésorerie et de sécurité. Selon l'activité, vous pouvez emmener l’argent tous les jours ou une fois par semaine à la banque. En attendant, il est préférable de ranger cet argent dans un coffre sécurisé dans votre atelier ou boutique de vélos.
En résumé, clôturer sa caisse est très simple, il vous suffit d’être attentif et rigoureux.
Dans le cas où vous souhaiteriez avoir un logiciel plus complet qu’un simple logiciel de caisse pour votre boutique ou votre atelier vélo, vous pouvez opter pour le logiciel de gestion tout-en-un SHIFTER pour les professionnels de la mobilité.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion SHIFTER, consultez notre article : « Logiciel de gestion pour les boutiques et les ateliers vélos : SHIFTER ».
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